Kawasaki Kisen Kaisha est spécialisée dans le transport maritime international. Ses employés sont actifs non seulement au Japon, mais aussi dans les ports et sur les navires du monde entier. Depuis octobre 2021, l'entreprise a commencé à produire ses propres supports vidéo de communication interne afin de partager son plan de gestion avec ses employés dans le monde entier.
L'entreprise utilisait auparavant Microsoft 365 pour partager ses vidéos, mais en décembre 2022, elle est passée à une plateforme utilisant le nuage vidéo de Brightcove. Elle est désormais en mesure de distribuer des vidéos qui n'étaient auparavant partagées qu'avec un nombre limité de membres au Japon aux employés travaillant à l'étranger et à ceux qui sont détachés dans d'autres entreprises.
BRIGHTCOVE ADOPTÉ COMME PLATE-FORME DE COMMUNICATION INTERNE POUR LES MÉDIAS VIDÉO
Le groupe de planification d'entreprise est au cœur de l'entreprise. Afin de s'assurer que le plan de gestion, qui définit l'orientation de l'entreprise, est communiqué correctement et efficacement aux employés, nous avons envisagé différentes méthodes de communication. "Dans le passé, le président organisait des réunions publiques pour expliquer les résultats financiers et le plan de gestion de chaque division, mais si nous transformions le contenu de base en vidéos, nous pourrions transmettre le même message à tous les employés en même temps. Nous avons également pensé que nous pourrions mettre à disposition les vidéos précédentes pour qu'elles soient visionnées et que nous pourrions évaluer le niveau de compréhension des employés sur la base d'informations telles que l'historique des visionnages" (M. Tamura).
Dans ce contexte, l'apparition d'une nouvelle infection par le coronavirus a donné l'impulsion nécessaire.
Nous voulions soigner le design pour que les employés aient envie de visiter le site fréquemment. Video Cloud propose un large éventail de galeries pour la publication de vidéos, et il était bon qu'il soit facile à mettre en place, avec des options de personnalisation telles que les couleurs de la marque.
Monsieur Kazu Murakami
Groupe de planification d'entreprise, équipe de planification générale
"La pandémie de coronavirus a commencé à la fin de l'exercice 2019, perturbant la logistique et rendant difficile la prévision des performances de l'entreprise. Dans le même temps, les modes de vie et de travail ont considérablement changé, et nous avons ressenti encore plus fortement la nécessité de partager des informations sur le monde et les environnements externes et internes entourant notre entreprise, et de diffuser notre plan de gestion. Cependant, les réunions publiques ne pouvaient plus être organisées en face à face en raison du coronavirus. À cette époque, mon patron a suggéré que nous essayions d'utiliser des vidéos et, en mai 2021, le groupe de planification d'entreprise et le groupe de durabilité, de promotion de la gestion environnementale, d'information et de relations publiques ont collaboré au lancement d'un projet de distribution de vidéos" (Murakami).
Ils ont utilisé une application qui était déjà utilisée au sein de l'entreprise et, en six mois, ils ont lancé le média vidéo interne "K' Line With".
"Au début, nous avons mis en ligne des vidéos expliquant les résultats financiers trimestriels et l'avancement des plans de gestion. En tant que lieu de partage d'informations au sein de l'entreprise, nous avons également diffusé des vidéos créées par d'autres départements, et le contenu est devenu de plus en plus substantiel. D'un autre côté, nous, les responsables de la distribution, avons commencé à ressentir des problèmes liés au temps et aux efforts nécessaires pour télécharger les vidéos, adapter l'ensemble du site et faire des mises à jour. En outre, des problèmes tels que des vitesses de lecture lentes et des blocages dus à un trafic important ont commencé à se produire. En raison de problèmes de sécurité, la destination de la distribution était limitée, et il est devenu impossible de livrer les employés qui avaient été transférés dans d'autres entreprises ou qui travaillaient dans des filiales à l'étranger.
L'ATTRAIT DE CE SYSTÈME RÉSIDE DANS LE FAIT QU'IL EST FACILE À PERSONNALISER ET QU'IL MET L'ACCENT SUR LE DESIGN. NOUS AVONS ÉGALEMENT PU RÉDUIRE LA CHARGE DE TRAVAIL DE 50 %.
Ils affirment qu'ils ont pu résoudre ces problèmes en utilisant le nuage vidéo fourni par Brightcove.
"Dès le début, nous voulions nous concentrer sur la conception pour que les employés aient envie de visiter le site fréquemment, mais comme nous le faisions en interne, nous ne pouvions pas nous y atteler. Cependant, j'ai apprécié le fait que Video Cloud propose un large éventail de galeries pour la publication de vidéos, ce qui nous a permis de choisir celle qui correspondait à nos besoins. Par exemple, même le bouton de lecture pouvait être mis aux couleurs de notre entreprise en spécifiant les couleurs RVB. Bien entendu, nous avons également pu régler des questions telles que la distribution mondiale et un environnement de lecture stable" (Murakami)
"J'ai également apprécié le fait que le représentant commercial de Brightcove nous ait donné une conférence amicale avant même que nous ayons signé le contrat. D'un point de vue fonctionnel, nous avons pu facilement définir des paramètres de publication détaillés tels que les vignettes, et je pense que nous avons pu réduire la quantité de travail nécessaire à la configuration d'environ 50 %. Nous craignions également que le travail ne devienne trop personnalisé, mais grâce à la facilité de configuration, même si nous étions réaffectés, il serait facile pour nos successeurs de prendre le relais" (Aoki).
DES SUPPORTS DE COMMUNICATION INTERNES UTILISANT DES VIDÉOS POUR SENSIBILISER LES EMPLOYÉS TRAVAILLANT DANS DES BASES DISSÉMINÉES DANS LE MONDE ENTIER. RÉALISATION D'UNE PRODUCTION INTERNE COMPLÈTE EN AMÉLIORANT L'EFFICACITÉ DU TRAVAIL.
Temps nécessaire pour les paramètres de distribution :
Réduction de 50%.
Fréquence de diffusion par l'équipe interne :
Au moins une vidéo par semaine
DISTRIBUER IMMÉDIATEMENT DES EXPLICATIONS SUR LES RÉSULTATS FINANCIERS AUX EMPLOYÉS DU MONDE ENTIER.
SENSIBILISER L'ENTREPRISE AUX AVANTAGES DE LA DISTRIBUTION VIDÉO.
En janvier 2023, ils ont commencé à utiliser Video Cloud pour distribuer des vidéos. Malgré les circonstances particulières de Kawasaki Kisen, dont de nombreux employés travaillent à l'étranger ou en mer, ils déclarent : "Nous disposons désormais d'un support vidéo qui contribue à renforcer le sentiment d'unité au sein de l'entreprise."
"Tout récemment, nous avons publié un commentaire vidéo sur nos résultats financiers le même jour. Nous avons créé cette vidéo parallèlement à notre travail habituel d'annonce des résultats financiers. Plus précisément, nous avons examiné le scénario, demandé à un narrateur professionnel d'assurer la narration, créé la présentation PowerPoint, combiné l'audio et la vidéo, et présenté la vidéo en avant-première. Je pense que cela a pris deux ou trois jours au total. Après tout, le jour de l'annonce des résultats financiers, l'intérêt est grand et la probabilité que les gens regardent la vidéo augmente, c'est pourquoi nous sommes très attentifs à la date de diffusion. Nous devons la diffuser rapidement le jour de l'annonce des résultats financiers. Je pense que la rapidité que nous pouvons atteindre est due au fait que nous produisons la vidéo en interne.
"Nous publions également des vidéos provenant d'autres départements, et nous téléchargeons des vidéos prises sur des navires naviguant autour du monde. La vue d'un navire en mer est quelque chose que les gens qui travaillent à terre ne verront jamais, c'est pourquoi nous publions une nouvelle vidéo chaque semaine dans le but de relier la mer et la terre.
En fait, nous demandons à nos employés de filmer les vidéos, mais nous ne les obligeons pas à le faire. Il semble que l'entreprise commence à reconnaître l'efficacité de la publication de vidéos sur des sujets que nous voulons partager à l'échelle de l'entreprise.
UN OUTIL DE DIFFUSION DES PLANS DE GESTION ET DE RÉSOLUTION DES PROBLÈMES INTERNES
Le média vidéo interne "K" Line With vient de démarrer ses activités à grande échelle. Il envisage divers développements pour l'avenir.
"Nous avons enfin pu commencer une distribution globale, ce que nous espérions. Tout d'abord, nous continuerons à publier des vidéos de projets que d'autres départements souhaitent partager, tout en favorisant la compréhension du plan de gestion en se référant aux réactions au contenu que nous sommes en train de développer. À l'avenir, j'aimerais créer un média propre pour les publics externes, dont le contenu pourrait accroître la valeur de l'entreprise" (Murakami)
Kawasaki Kisen a pris l'initiative de produire ses propres vidéos, tout en créant des documents comme auparavant, en tant qu'outil de connexion entre les employés. Il semble que le jour où une compréhension plus profonde contribuera à la performance de l'entreprise n'est pas loin.
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