Kawasaki Kisen Kaisha está especializada en el transporte marítimo internacional. Sus empleados trabajan no solo en Japón, sino también en puertos y buques de todo el mundo. A partir de octubre de 2021, la empresa empezó a producir sus propios medios de comunicación interna en vídeo como herramienta para compartir su plan de gestión con empleados de todo el mundo.
La empresa había utilizado anteriormente Microsoft 365 para compartir vídeos, pero en diciembre de 2022 cambiaron a una plataforma que utilizaba Video Cloud de Brightcove. Ahora podían distribuir vídeos que antes solo se compartían con un número limitado de miembros en Japón a los empleados que trabajaban en el extranjero y a los que estaban en comisión de servicio en otras empresas.
BRIGHTCOVE ADOPTADA COMO PLATAFORMA DE COMUNICACIÓN INTERNA DE MEDIOS DE VÍDEO
El Grupo de Planificación Corporativa está en el corazón de la empresa. Para asegurarnos de que el plan de gestión, que marca el rumbo de la empresa, se comunica correcta y eficazmente a los empleados, hemos estado estudiando varios métodos de comunicación. "Antes, el presidente celebraba reuniones en el ayuntamiento para explicar los resultados financieros y el plan de gestión de cada división, pero si plasmábamos el contenido básico en vídeos, podríamos transmitir el mismo mensaje a todos los empleados a la vez. También pensamos que podríamos poner a disposición de los empleados los vídeos anteriores para que los vieran, y que podríamos calibrar el nivel de comprensión de los empleados basándonos en información como el historial de visionado" (Sr. Tamura)
En este contexto, el brote de la nueva infección por coronavirus supuso el impulso.
Queríamos prestar atención al diseño para que los empleados quisieran visitar el sitio con frecuencia. Video Cloud tiene una amplia gama de galerías para publicar vídeos, y era bueno que fuera fácil de configurar, con opciones de personalización como los colores de la marca.
Sr. Kazu Murakami
Grupo de Planificación Corporativa, Equipo de Planificación General
"La pandemia de coronavirus comenzó a finales del ejercicio 2019, perturbando la logística y dificultando la previsión de los resultados empresariales. Al mismo tiempo, los estilos de vida y de trabajo cambiaron significativamente, y sentimos aún más la necesidad de compartir información sobre el mundo y los entornos externos e internos que rodean a nuestra empresa, y de difundir nuestro plan de gestión. Sin embargo, debido al coronavirus ya no se podían celebrar reuniones presenciales. En aquel momento, mi jefe sugirió que probáramos a utilizar vídeos, y en mayo de 2021, el Grupo de Planificación Corporativa y el Grupo de Sostenibilidad, Promoción de la Gestión Medioambiental, RRII y Relaciones Públicas colaboraron para poner en marcha un proyecto de distribución de vídeos" (Murakami).
Utilizaron una aplicación que ya se utilizaba en la empresa, y en seis meses lanzaron el medio de vídeo interno "K' Line With".
"Al principio, subíamos vídeos que explicaban los resultados financieros trimestrales y la marcha de los planes de gestión. Como lugar para compartir información dentro de la empresa, también distribuimos vídeos creados por otros departamentos, y el contenido fue aumentando. Por otro lado, los encargados de la distribución empezamos a sentir que había problemas con el tiempo y el esfuerzo necesarios para subir vídeos, ajustar todo el sitio y hacer actualizaciones. Además, empezaron a surgir problemas como velocidades de reproducción lentas y congelaciones debidas al intenso tráfico. Debido a problemas de seguridad, el destino de la distribución era limitado, y se convirtió en un cuello de botella que no pudiéramos entregar a los empleados que habían sido trasladados a otras empresas o que trabajaban en filiales en el extranjero.
EL ATRACTIVO DE ESTE SISTEMA ES QUE ES FÁCIL DE PERSONALIZAR Y SE CENTRA EN EL DISEÑO. TAMBIÉN PUDIMOS REDUCIR LA CARGA DE TRABAJO EN UN 50
Afirman que pudieron resolver estos problemas utilizando Video Cloud proporcionado por Brightcove.
"Desde el principio, queríamos centrarnos en el diseño para que los empleados quisieran visitar el sitio con frecuencia, pero como lo hacíamos internamente, no podíamos hacerlo. Sin embargo, me gustó que Video Cloud tuviera una amplia gama de galerías para publicar vídeos, de modo que pudiéramos elegir la que se adaptara a nuestras necesidades. Por ejemplo, incluso el botón de reproducción podía configurarse con nuestros colores corporativos especificando los colores RGB. Por supuesto, también pudimos despejar cuestiones como la distribución global y un entorno de reproducción estable" (Murakami)
"También me gustó el hecho de que el representante de ventas de Brightcove nos diera una charla amistosa incluso antes de firmar el contrato. Desde el punto de vista funcional, pudimos configurar fácilmente ajustes de publicación detallados, como las miniaturas, y creo que pudimos reducir el trabajo de configuración en aproximadamente un 50%. También nos preocupaba que el trabajo se personalizara demasiado, pero con la facilidad de configuración, aunque nos reasignaran, sería fácil que nuestros sucesores se hicieran cargo" (Aoki).
MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNOS MEDIANTE VÍDEOS PARA SENSIBILIZAR A LOS EMPLEADOS QUE TRABAJAN EN BASES DISPERSAS POR TODO EL MUNDO. LOGRAR CON ÉXITO LA PRODUCCIÓN INTERNA COMPLETA MEJORANDO LA EFICACIA DEL TRABAJO.
Tiempo necesario para los ajustes de distribución:
Reducción del 50%.
Frecuencia de distribución por el equipo interno:
Al menos un vídeo por semana
DISTRIBUIR INMEDIATAMENTE EXPLICACIONES DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS A LOS EMPLEADOS DE TODO EL MUNDO.
DAR A CONOCER LAS VENTAJAS DE LA DISTRIBUCIÓN DE VÍDEO EN LA EMPRESA.
En enero de 2023, empezaron a utilizar Video Cloud para distribuir vídeos. A pesar de las circunstancias únicas de Kawasaki Kisen, que tiene muchos empleados trabajando en el extranjero o en el mar, dicen: "Ahora tenemos un medio de vídeo que ayuda a fomentar un sentido de unidad dentro de la empresa."
"Recientemente, publicamos un comentario en vídeo sobre nuestros resultados financieros el mismo día. Creamos el vídeo paralelamente a nuestro trabajo habitual de anuncio de resultados financieros. En concreto, examinamos el escenario, pedimos a un narrador profesional que se encargara de la narración, creamos la presentación en PowerPoint, combinamos el audio y el vídeo y realizamos una vista previa del vídeo. Creo que nos llevó entre dos y tres días en total. Al fin y al cabo, el día del anuncio de los resultados financieros hay mucho interés, por lo que aumenta la probabilidad de que la gente vea el vídeo, así que somos exigentes con la fecha de lanzamiento. Tenemos que publicarlo rápidamente el día del anuncio de los resultados financieros. Creo que la rapidez se debe a que lo producimos internamente.
"También publicamos vídeos de otros departamentos y subimos vídeos tomados en barcos que navegan por todo el mundo. La vista desde un barco en alta mar es algo que la gente que trabaja en tierra nunca verá, así que publicamos un vídeo nuevo cada semana con el objetivo de conectar el mar y la tierra.
Básicamente, pedimos a nuestros empleados que filmen los vídeos, pero no les obligamos a hacerlo. Parece que la empresa está empezando a reconocer la eficacia de publicar vídeos sobre asuntos que queremos compartir con toda la empresa.
UNA HERRAMIENTA PARA SEGUIR DIFUNDIENDO LOS PLANES DE GESTIÓN Y RESOLVER LOS PROBLEMAS INTERNOS
El medio de vídeo interno "K" Line With acaba de empezar a funcionar a gran escala. Están estudiando varios desarrollos para el futuro.
"Por fin hemos podido iniciar la distribución global que tanto esperábamos. En primer lugar, seguiremos publicando vídeos de proyectos que otros departamentos quieran compartir, al tiempo que fomentaremos la comprensión del plan de gestión remitiéndonos a las reacciones que susciten los contenidos que estamos elaborando. En el futuro, me gustaría crear un medio propio para el público externo que tenga contenidos que puedan realzar el valor de la empresa" (Murakami)
Kawasaki Kisen ha dado el paso de producir sus propios vídeos, además de crear documentos como antes, como herramienta para conectar a los empleados. Parece que no está lejos el día en que un conocimiento más profundo contribuya al rendimiento empresarial.
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