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3 conseils pour bien organiser votre événement virtuel

Virtual Events 8/24/2020

Avec la fermeture des salons commerciaux, comment garder contact et interagir avec vos clients et prospects ? Cette année, les événements virtuels sont incontournables. Les entreprises font tout leur possible pour se démarquer et créer des expériences virtuelles attrayantes que leur public peut rejoindre à distance. Comment y parvenir rapidement tout en rendant cette expérience inoubliable ?

Créer un événement virtuel qui suscite l'intérêt du public tout en lui laissant une impression durable est plus facile qu'il n'y paraît. Avec les bons outils et le bon partenaire technique pour vous guider, vous pouvez créer une expérience unique et enrichissante en un clin d'œil.

Avant de vous lancer, il existe tout de même quelques points à connaître qui contribueront au succès de votre prochain événement virtuel.

Déterminez la première chose que vous souhaitez réaliser. Le reste viendra plus tard.

Cela peut paraître évident, mais il est primordial de fixer des objectifs réalistes pour votre événement virtuel afin de garantir que tout ce que vous faites ait un sens, depuis les personnes que vous souhiatez inviter jusqu'à la façon de gérer des revenus et des possibilités de sponsoring. Que souhaitez-vous réaliser ? Cet événement sert-il à renforcer votre marque, ou sera-t-il utilisé par votre équipe commerciale pour entretenir vos prospects les mieux qualifiés ? Fixer des objectifs clairs pour votre événement virtuel vous permettra de créer et concevoir le contenu et l'expérience virtuelle correspondante qui conviendront le mieux à votre public.

Examinez la situation dans son ensemble et suscitez un engagement actif.

Ne vous concentrez pas seulement sur le jour J, où les participants se connectent pour assister à vos tables rondes ou vos présentations en direct, mais aussi sur tout ce qui précède et suit ce jour. L'essentiel est de susciter un engagement actif par le biais d'invitations par courriel, de publications sur les réseaux sociaux, d'appels aux clients, de communiqués de presse, etc.

Votre public ne se déplace plus pour vos sessions. Il se trouve à des kilomètres de vous, de l'autre côté d'un écran, à la recherche d'une expérience tout aussi passionnante que s'il était présent en personne. L'utilisateur doit donc être votre priorité. À partir du moment où il clique sur « Inscrivez-vous dès maintenant » et jusqu'à ce qu'il reçoive un rappel par courriel la veille de l'événement, la façon dont vous communiquez avec votre public déterminera son enthousiasme.

Réfléchissez également à la manière dont vous souhaitez communiquer avec chaque participant. Souhaitez-vous offrir la possibilité à votre public à distance de communiquer via un chat et de poser des questions avec modérateur à vos sessions en direct ? Ou préférez-vous intégrer des éléments interactifs dans les sessions de vidéo à la demande ? Réfléchissez bien à la manière dont vous voulez les présenter avant de vous lancer.

Par exemple :

  • Déterminez les thèmes principaux de votre événement. Quels seront les sujets couverts par vos sessions ? Pourquoi votre événement sera-t-il important pour les membres de votre secteur ? Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous trouverez un ou plusieurs messages communs qui vous permettront de discerner le thème de votre événement.

  • Définissez une chronologie des prestations marketing attendues lors de votre événement afin de déterminer de quelle manière et à quelle fréquence vous contacterez vos clients, prospects et partenaires avant, pendant et après l'événement.

  • Commencez à utiliser ces thèmes pour créer des contenus créatifs qui attireront l'attention de votre public et maintiendront son engagement jusqu'au lancement de votre événement et bien après sa fin.

« Donnez-nous les outils, nous finirons le travail. » (Winston Churchill)

La façon dont les gens voient votre contenu est aussi importante que le contenu que vous leur offrez. Assurez-vous d'avoir les bons outils à votre disposition pour atteindre votre public, par exemple un partenaire de vidéo en ligne fiable qui couvre une multitude de besoins en vidéo, en particulier lorsque vous souhaitez atteindre des milliers d'internautes en même temps. Avec la bonne plate-forme, vous pourrez diffuser des vidéos de haute qualité en temps réel et fournir des vidéos à la demande que votre public pourra regarder. Vous pourrez également personnaliser l'interface utilisateur afin qu'elle corresponde à votre marque, obtenir des données précieuses sur la façons dont les internautes regardent votre contenu et plus encore.

Pour vous aider à mieux comprendre comment optimiser l'expérience de votre prochain événement virtuel, Brightcove et Adobe ont créé un eBook qui vous aidera à Lancer des événements virtuels qui se démarquent, évoluent et prospèrent. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour créer un événement virtuel de haute qualité qui vous fournira les résultats escomptés.