Comme de nombreuses organisations, FreightWaves a organisé son premier grand événement virtuel en 2020. Cette conférence virtuelle de trois jours, FreightWaves LIVE @HOME, a été fièrement diffusée par Brightcove et s'est démarquée de ses événements en personne.
Bien qu'il n'ait fallu que huit semaines pour passer d'un événement en personne à un événement virtuel, l'événement a été couronné de succès, l'événement a connu un énorme succèset l'organisation a tiré de précieux enseignements de cette expérience.
Voici 10 choses à faire et à ne pas faire dans le cadre d'événements virtuels que le fondateur et PDG de FreightWaves, Craig Fuller, a découvert par lui-même.
5 DO'S
1. PROFITER DE LA POSSIBILITÉ DE PRÉENREGISTRER CERTAINS CONTENUS
"C'était un élément clé pour nous. Nous voulions éliminer tous les problèmes techniques qui se posent habituellement lors des diffusions le même jour. Nous savions que nous perdions une partie des éléments impromptus de notre événement en faisant préproduire les vidéos, mais nous étions à l'aise avec cela, sachant que nous avions d'excellents orateurs et que la qualité de la vidéo, de l'audio et de la production étaient les éléments les plus importants pour maintenir l'intérêt du public. Nous avons organisé quelques conférences qui comportaient à la fois des éléments en direct et des éléments enregistrés. Nous avons préenregistré les déclarations d'ouverture et les discours, puis nous avons procédé à une séance de questions-réponses en direct par vidéo.
2. DEMANDER L'AIDE D'UN MODÉRATEUR POUR MAINTENIR L'INTÉRÊT DES PARTICIPANTS
"Nous avons la chance de pouvoir compter sur des professionnels de la télévision et de la radio qui peuvent faire participer le public à la discussion. Pour moi, cela ressemble beaucoup à un spectacle de mi-temps lors d'un événement radiodiffusé. Nos modérateurs partagent leurs réflexions et leurs observations sur les discussions le jour de l'événement.
3. FAIRE EN SORTE QUE LES SESSIONS VIRTUELLES SOIENT PLUS COURTES QUE SI ELLES SE DÉROULAIENT EN PERSONNE
"Les gens ont une durée d'attention plus courte en ligne qu'en personne, c'est pourquoi le contenu doit être plus concis. Nous avons essayé de faire en sorte que la plupart de nos exposés durent moins de 20 minutes, mais il est arrivé qu'ils durent plus de 30 minutes. Aucun contenu vidéo ne dépassait 35 minutes par session.
4. DONNEZ À VOTRE PUBLIC LA POSSIBILITÉ DE FAIRE UNE PAUSE
"Nous diffusions 4 à 5 [publicités] par pause. Pour les sponsors, c'était l'occasion de parler de leur produit dans un format rapide. Pour le téléspectateur, cela permettait une transition naturelle entre les sujets. En fait, il s'agissait d'une fin de livre. Plus d'une personne nous a dit que cela lui rappelait le Super Bowl. Selon eux, "venez pour le match, restez pour les publicités".
5. PROPOSER DES VIDÉOS À LA DEMANDE APRÈS L'ÉVÉNEMENT
"Nous avons constaté qu'il y a plus de contenu visionné à la demande que pendant la diffusion en direct. Les utilisateurs veulent avoir accès au contenu qu'ils ont manqué ou revoir une session. Vos sponsors et conférenciers voudront également des vidéos à la demande afin de pouvoir les publier sur leur site web ou leurs comptes de médias sociaux en vue d'une utilisation ultérieure.
5 CHOSES À NE PAS FAIRE
1. NE PAS SUPPOSER QUE L'ON PEUT OBTENIR UNE QUALITÉ ÉLEVÉE SANS PAYER POUR CELA
"Nous avons estimé notre budget global à plus de 500 000 dollars pour les trois jours de l'événement. Bien que cela semble beaucoup d'argent, c'est beaucoup moins cher que d'organiser un événement en personne dans un centre de convention, qui peut coûter près de 2 millions de dollars. Nous disposions également d'une équipe de huit ressources de production à temps plein et d'une quinzaine de talents à la caméra qui ont participé à l'animation ou à la modération de notre événement en direct.
2. NE VOUS ATTENDEZ PAS À CE QUE LES ÉVÉNEMENTS VIRTUELS DEMANDENT MOINS DE TRAVAIL
"La plupart des gens pensent que les événements virtuels sont plus faciles à réaliser que les événements en personne. C'est vrai s'il s'agit d'un événement Zoom qui devrait être commercialisé comme un webinaire. Si vous voulez une expérience virtuelle hautement professionnelle, vous devez la produire comme un programme télévisé, et cela demande du travail".
3. N'ESSAYEZ PAS DE REPRODUIRE EN LIGNE VOTRE ÉVÉNEMENT EN PERSONNE
"Cela semble évident, mais je sais que de nombreux organisateurs d'événements ont insisté sur ce point. En réalité, les deux expériences sont très différentes, c'est pourquoi il faut les aborder de cette manière. Nous avons traité ces trois jours comme si nous étions un réseau câblé. Nous voulions nous assurer que le public puisse bénéficier d'un contenu de la plus haute qualité, avec une production de la plus haute qualité.
4. NE PAS FAIRE D'ÉCONOMIES SUR L'ÉCLAIRAGE, LA CAMÉRA ET LA TECHNOLOGIE AUDIO
"Évitez d'utiliser la caméra intégrée de votre ordinateur pour enregistrer vos discussions. Bien qu'elles soient convenables pour les vidéoconférences, elles ne produisent pas une image de haute qualité pour un événement en streaming HD. Pour nos invités éloignés, nous leur recommandions des produits à acheter ou leur envoyions un kit contenant une caméra, une lampe externe et un microphone.
5. NE VOUS ÉCARTEZ PAS DE VOTRE PROGRAMME D'ACTIVITÉS
"Vos participants virtuels iront et viendront tout au long de la journée et seront très frustrés par un événement qui n'est pas organisé et dont les horaires ne sont pas respectés. C'est vrai pour les événements en personne, mais c'est encore plus vrai pour les événements virtuels.
Si vous prévoyez un événement virtuel ou hybride, nous serions ravis de vous aider. Prenez contact avec nous ici.
