オンラインイベントの準備を万全に行ったとしても、様々な問題が発生する可能性があります。そこで今回は、オンラインイベントの企画・パートナー選びの前に理解しておきたいポイントをご紹介します。
目次__
- オンラインイベントとオフラインイベントの本質的な違い】（その1）
- 【オンラインイベントの留意点と必要な準備】（その2）
- 【カメラの前でのプレゼン方法、壇上とは違う、カメラの前でのプレゼン】 (#3-)
- 【遠隔パネルディスカッションには徹底した準備が必要】 (#4-)
- 【オンラインイベントで起こりやすい問題】 (#5-)
- 【オンラインイベント特有の問題を理解し、それに備える】 (#6-)
## 1.オンラインイベントとオフラインイベントの根本的な違い
従来のオフラインイベントの場合、講演者は決められた日時に会場に行き、事前の打ち合わせを行い、時間になったら壇上に上がり、プレゼンを行い、質問に答えるという流れだった。しかし、オンライン・イベントを同じように考えると、予期せぬトラブルが発生する確率はオフライン・イベントに比べて飛躍的に高まる。
例えば、撮影・配信システムの問題や、聴衆の反応が見えないため、カメラの前で話すとイベントのテンポが掴みにくいといった問題があります。これらはオンライン・イベントを開催する上では避けられない問題です。しかし、事前にいくつかの問題点を想定しておけば、それほど心配する必要はないかもしれません。まず大前提として、オフラインイベントとオンラインイベントには共通点も多いが、全く異なる特徴もあることを理解しておく必要がある。
## 2.オンラインイベントならではの注意点と準備
基調講演や分科会（ブレイクアウト・セッション）のテーマを選ぶ際には、ライブであれオンデマンドであれ、オンラインイベントであることを考慮してください。
オンラインイベントの場合、ワンクリックで簡単に離脱されてしまいます。そのため、「オンラインイベントで気をつけたい時間配分」（https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_2）にもあるように、視聴者を飽きさせない工夫として、セッション時間は短めに設定するのがベターです。
セッションの時間が短いという前提で、聴衆に伝えたい内容が時間内でカバーできるかどうかを検討する必要があります。これを確認する最善の方法は、事前にスケジュール（またはスクリプト）を用意することです。随時取り上げるトピックをリストアップしておくことです。スケジュールがあれば、たとえセッション時間が短くても、内容を薄くすることなく、テンポよくセッションを進めることができます。
トピックの選択はもちろん重要ですが、用意する資料も重要です。オンライン・イベントで資料を使用する場合、用意した資料をスクリーンに表示するのが一般的です。資料の文字が小さすぎると、聴衆は画面に書かれている内容を読み取ることができません。スマートフォンなどの小さな画面で見ることを想定して資料を作成することが大切です。文字が多くてサイズが小さいと、観客は画面の文字を読むことに集中しなければならなくなる。聴衆の立場に立ったとき、どの端末でも読みやすい資料になっているか、テンポよく内容を伝えられるか、オフラインのイベント以上に気を配る必要がある。
## 3.カメラの前でのプレゼンの仕方は、ステージの上とは違う
また、講演者がオンライン・イベントでの講演経験をどの程度持っているかを事前にチェックすることも重要だ。経験が少ない場合は、カメラの前で話す練習をしてもらった方がよいでしょう。ステージでの講演に慣れているスピーカーでも、カメラに向かって話すことに慣れておらず、聴衆の反応を見ることができないため、抑揚の少ない単調なプレゼンテーションになってしまうことがよくあります。オンラインイベントでは、オフラインイベントのステージで使うトークスキルだけでなく、オンラインの聴衆を意識してカメラの前で話すスキルも必要です。
また、質疑応答の扱い方にも注意が必要だ。オフラインのイベントでは、決められた制限時間内に一人ずつ質問を呼びかけるだけというシンプルなやり方も可能です。しかし、オンラインイベントでは、Q&Aセッションの時間外でも、チャットや投稿機能を通じて、視聴者から質問が次々と寄せられます。その場合、登壇者が自分で質問を読んで選んで答えるのは現実的ではない。オンラインイベントでのQ&Aはオフラインイベントより盛り上がる！】（https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_3）」でも解説しているように、Q&Aを担当する専任の担当者を決め、事前に準備を進めておくとスムーズに進行できるだろう。
## 4.遠隔パネルディスカッション事前準備の重要性
パネルディスカッションを開催する場合は、オフラインのイベントと同じように入念な準備（リハーサル）を行ってください。特に、複数の登壇者を別々の場所に配置し、リモートで接続する場合は注意が必要です。登壇者が本番で初めて「はじめまして」と挨拶するような事態はなるべく避けましょう。登壇者がよく知っているトピックであっても、遠隔環境では各登壇者の話す内容がバラバラになりやすく、セッションに一貫性がなくなりやすくなります。登壇者全員がオンラインイベントに慣れていたり、モデレーターがパネリストの話をつなぎ合わせてセッションを盛り上げるスキルが非常に高かったりすればいいのですが、オンラインでうまく振る舞える人をアサインするのは簡単ではありません。司会者とパネリストが事前に打ち合わせをして、話の内容や流れ、各テーマに使える時間のリハーサルをするといいだろう。
また、注意すべきは登壇者同士のコミュニケーションだけではない。イベントに参加する人は、事前にリハーサルで照明や画面での見え方を確認しておきましょう。オンライン・イベントの場合、パネリストが3人以上になると、全員がスクリーンに収まりきらないことがありますので、ご注意ください。
## 5.オンラインイベントでよく起こる問題とは？
ライブストリーミングのようなオンラインイベントには問題がつきものだ。問題が起きないように準備することが最も重要だが、すべてが完璧に進むことを保証する方法はない。トラブルが起こることを前提に、臨機応変に対応できる準備をしておくことが大切だ。まず、実際に起こりうる問題をいくつか紹介しよう。
- インターネット接続が突然できなくなった、または不安定になった
・素材を表示する際に、意図しない画面が表示される
・撮影機器や放送機器に問題がある
・画質が想定よりも低い
・フォントが小さすぎて、素材の文字が読めない
・音声は再生されているが、映像が表示されない（またはその逆）。
このような問題を避けるため、イベントが始まる前に、テクニカル・リハーサルでビデオとオーディオの品質を二重、三重にチェックするようにしてください。また、インターネットへの接続は無線LANではなく、有線接続を強くお勧めします。入念に準備しても、問題が発生するリスクはあります。機器やシステムを冗長化（複数）し、トラブルシューティングの計画を立てておくことも重要です。
しかし、先に述べたように、問題が発生する確率を0％にすることは不可能である。問題が発生したときに表示できるスライドや画面上のメッセージ、たとえば「技術的な問題が発生しました。しばらくお待ちください。また、トラブル発生時には、事前に操作手順を確認するなどして、すぐに画面を切り替えられるようにしておく。
## 6.オンラインイベント特有の問題に備えよう
オフラインのイベントとオンラインのイベントには大きな違いがあることを理解していただけたと思う。オンラインイベントは、オフラインイベントとは根本的に性質が異なることを認識することが重要です。オンラインイベントを開催する際には、本記事で指摘した点を必ず事前に確認してください。
