Même si vous vous êtes bien préparé pour un événement en ligne, vous pouvez encore rencontrer divers problèmes. Dans cet article, nous allons donc vous présenter quelques points que vous devez comprendre avant de planifier et de sélectionner des partenaires pour votre événement en ligne.
Table des matières
- [Différences fondamentales dans la nature des événements en ligne et hors ligne] (#1-)
- [Points à garder à l'esprit et préparations requises pour les événements en ligne] (#2-)
- [Comment se présenter devant la caméra, ce qui est différent d'être sur scène ? ce qui est différent d'être sur scène] (#3-)
- [Les discussions à distance nécessitent une préparation minutieuse] (#4-)
- [Problèmes susceptibles de survenir lors d'événements en ligne] (#5-)
- [Comprendre les problèmes spécifiques aux événements en ligne et s'y préparer] (#6-)
## 1. Les différences fondamentales entre les événements en ligne et hors ligne
Dans le cas d'un événement traditionnel hors ligne, l'orateur se rendait sur le lieu de l'événement au jour et à l'heure prévus, tenait une réunion préliminaire, montait sur scène au moment voulu, faisait une présentation et répondait aux questions. Toutefois, si vous considérez les événements en ligne de la même manière, la probabilité que des problèmes inattendus surviennent augmentera considérablement par rapport aux événements hors ligne.
Par exemple, il y a des problèmes avec le système de filmage et de distribution, ou le fait que vous ne pouvez pas voir les réactions du public, et qu'il peut donc être difficile de se faire une idée du rythme de l'événement lorsque vous parlez devant la caméra. Ce sont des problèmes que vous ne pouvez pas éviter lorsque vous organisez un événement en ligne. Toutefois, si vous pouvez anticiper certains de ces problèmes, vous n'aurez peut-être pas à vous en préoccuper autant. Tout d'abord, vous devez comprendre que, bien qu'il existe de nombreuses similitudes entre les événements en ligne et hors ligne, ils présentent également des caractéristiques totalement différentes.
## 2. Points à noter et préparations propres aux événements en ligne
Lorsque vous choisissez les thèmes du discours principal et des sessions en petits groupes (sessions en petits groupes), que ce soit en direct ou à la demande, tenez compte du fait qu'il s'agit d'un événement en ligne.
Avec les événements en ligne, il est facile de partir d'un simple clic. C'est pourquoi, comme indiqué dans la section "Temps alloué à garder à l'esprit pour les événements en ligne" (https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_2), il est préférable de limiter la durée des sessions afin de maintenir l'intérêt des spectateurs.
En partant du principe que la durée de la session sera courte, vous devez vous demander si le contenu que vous souhaitez transmettre au public peut être couvert dans le temps imparti. La meilleure façon de le vérifier est de préparer un programme (ou script) à l'avance. L'idée est de disposer d'une liste de sujets que vous aborderez de temps à autre. L'établissement d'un programme vous aidera à faire avancer la session à un bon rythme, même si le temps imparti est court, sans que le contenu ne soit trop maigre.
Le choix des sujets est important, bien sûr, mais le matériel que vous préparez l'est tout autant. Lorsque vous utilisez des supports dans le cadre d'un événement en ligne, vous les affichez généralement à l'écran. Si le texte est trop petit, le public ne pourra pas lire ce qui est écrit à l'écran. Il est important de créer des documents en pensant qu'ils seront visualisés sur un petit écran, tel qu'un smartphone. S'il y a beaucoup de mots et qu'ils sont de petite taille, le public devra se concentrer sur la lecture des mots à l'écran. Lorsque vous vous mettez à la place du public, vous devez être plus attentif que pour un événement hors ligne afin de vous assurer que les documents sont faciles à lire sur tous les appareils et que le contenu peut être transmis à un bon rythme.
## 3. La façon de se présenter devant la caméra est différente de celle de se présenter sur scène
Il est également important de vérifier à l'avance si l'orateur a l'habitude de donner des conférences lors d'événements en ligne. S'il n'a pas beaucoup d'expérience, il serait préférable qu'il s'entraîne à parler devant une caméra. Même les orateurs qui ont l'habitude de parler sur scène finissent souvent par faire des présentations monotones avec peu d'inflexion, parce qu'ils n'ont pas l'habitude de parler devant une caméra et qu'ils ne peuvent pas voir les réactions de l'auditoire. Lors d'événements en ligne, vous devez non seulement maîtriser les techniques d'expression orale que vous utiliseriez sur scène lors d'un événement hors ligne, mais aussi les techniques d'expression devant une caméra en tenant compte du public en ligne.
Vous devez également faire attention à la manière dont vous gérez la session de questions-réponses. Lors d'événements hors ligne, il est possible de garder les choses simples et de se contenter d'inviter les participants à poser des questions une à une dans un délai déterminé. En revanche, lors d'événements en ligne, les téléspectateurs continueront à poser des questions même en dehors de la session de questions-réponses, par le biais de fonctions de chat et de publication. Dans ce cas, il n'est pas réaliste que l'orateur lise et choisisse lui-même les questions auxquelles il répondra. Comme expliqué dans "[Q&A at Online Events is More Exciting than Offline Events !](https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_3)", il est conseillé de désigner une personne chargée de gérer les questions et réponses et de se préparer à l'avance pour garantir le bon déroulement de l'événement.
## 4. Discussions à distance : L'importance d'une préparation préalable
Si vous prévoyez d'organiser un débat d'experts, veillez à effectuer la même préparation minutieuse (ou les mêmes répétitions) que pour un événement hors ligne. En particulier, vous devez être prudent si vous avez plusieurs intervenants dans des endroits différents et que vous les connectez à distance. Essayez d'éviter que les orateurs disent "Enchanté de vous rencontrer" pour la première fois lors de l'événement. Même si le sujet est familier aux orateurs, il est facile, dans un environnement distant, de déconnecter le contenu de l'intervention de chaque orateur et de rendre la session incohérente. Ce serait formidable si tous les intervenants étaient habitués aux événements en ligne, ou si le modérateur avait un très haut niveau de compétence pour relier les histoires des panélistes et rendre la session passionnante, mais il n'est pas facile d'affecter des personnes qui peuvent bien se comporter en ligne. Il serait bon que le modérateur et les panélistes se rencontrent à l'avance pour discuter du contenu et du déroulement de l'exposé, et pour répéter le temps disponible pour chaque thème.
Il est également important de noter que la communication entre les orateurs n'est pas la seule chose à laquelle il faut faire attention. Les participants à l'événement doivent vérifier à l'avance, lors d'une répétition, l'éclairage et l'aspect qu'ils auront à l'écran. Sachez que si vous avez plus de trois panélistes pour un événement en ligne, il se peut qu'ils ne tiennent pas tous à l'écran.
## 5. Quels sont les problèmes les plus fréquents lors d'événements en ligne ?
Les événements en ligne tels que la diffusion en direct sont voués à connaître des problèmes. Bien qu'il soit très important de se préparer pour éviter les problèmes, il n'y a aucun moyen de garantir que tout se passera parfaitement. Il est important d'être prêt à gérer les problèmes avec souplesse, en acceptant qu'ils se produisent. Tout d'abord, présentons quelques-uns des problèmes qui pourraient réellement survenir.
- La connexion internet cesse soudainement de fonctionner ou devient instable
- Lors de l'affichage du matériel, un écran non prévu s'affiche
- Problèmes avec l'équipement de tournage ou de diffusion
- La qualité de l'image est inférieure à celle attendue
- La police est trop petite pour lire le texte sur le matériel
- L'audio est diffusé mais la vidéo n'est pas affichée (ou vice versa).
Pour éviter ces problèmes, assurez-vous, avant le début de l'événement, de vérifier deux fois et trois fois la qualité de la vidéo et de l'audio lors de la répétition technique. Il est également fortement recommandé de se connecter à l'internet en utilisant une connexion câblée plutôt qu'un réseau local sans fil. Même avec une préparation minutieuse, il y a toujours un risque que des problèmes surviennent. Il est également important de disposer d'équipements et de systèmes redondants (multiples) et de mettre en place un plan de dépannage.
Cependant, comme nous l'avons déjà dit, il est impossible de réduire à 0% la probabilité qu'un problème survienne. Il est conseillé de préparer une diapositive ou un message à l'écran qui peut être affiché en cas de problème, tel que "Il y a un problème technique. Veuillez patienter un instant". Et, en cas de problème, il faut s'assurer que l'équipe d'exploitation peut changer d'écran immédiatement, en vérifiant les procédures d'exploitation à l'avance.
## 6. Se préparer aux problèmes particuliers qui peuvent survenir lors d'événements en ligne
J'espère que vous comprenez maintenant qu'il existe des différences significatives entre les événements hors ligne et les événements en ligne. Il est important de reconnaître que les événements en ligne sont fondamentalement différents des événements hors ligne. Lorsque vous organisez un événement en ligne, veillez à vérifier au préalable les points soulevés dans cet article.