'온라인 이벤트'와 관련된 참고 사항 및 일반적인 문제를 방지하는 방법

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온라인 이벤트를 철저히 준비했더라도 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 이 글에서는 온라인 이벤트의 파트너를 계획하고 선정하기 전에 반드시 알아야 할 몇 가지 사항을 소개합니다.

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- 온라인과 오프라인 이벤트의 근본적인 성격 차이] (#1-)
- [온라인 이벤트 시 유의해야 할 점과 준비 사항] (#2-)
- [카메라 앞에서 발표하는 방법] (#3-) - [온라인 이벤트 시 유의해야 할 점과 준비 사항] (#4-) , 무대 위와 다른 점] (#3-)
- [철저한 준비가 필요한 원격 패널 토론] (#4-)
- [온라인 이벤트에서 발생하기 쉬운 문제] (#5-)
- [온라인 이벤트만의 문제점을 이해하고 대비하기] (#6-)

## 1. 온라인 이벤트와 오프라인 이벤트의 근본적인 차이점

기존 오프라인 행사의 경우 연사가 정해진 날짜와 시간에 행사장에 가서 사전 미팅을 하고, 시간이 되면 무대에 올라가 발표를 하고 질의응답을 하는 것이 일반적이었습니다. 하지만 온라인 이벤트도 같은 방식으로 생각하면 오프라인 이벤트에 비해 예상치 못한 문제가 발생할 확률이 급격히 높아집니다.

예를 들어, 촬영 및 배포 시스템에 문제가 있거나 청중의 반응을 볼 수 없어 카메라 앞에서 연설할 때 이벤트의 진행 속도를 파악하기 어려울 수 있는 등의 문제가 있습니다. 이러한 문제는 온라인 이벤트를 개최할 때 피할 수 없는 문제입니다. 하지만 몇 가지 문제를 미리 예상할 수 있다면 크게 걱정할 필요가 없을 수도 있습니다. 우선, 기본 전제로 오프라인 이벤트와 온라인 이벤트에는 유사한 점이 많지만 완전히 다른 특성도 있다는 점을 이해해야 합니다.

## 2. 온라인 이벤트만의 주의 사항 및 준비 사항

기조연설 및 분과 세션(브레이크아웃 세션)의 주제를 선택할 때 라이브 또는 온디맨드 여부와 관계없이 온라인 이벤트라는 점을 고려하시기 바랍니다.

온라인 이벤트에서는 클릭 한 번으로 쉽게 종료할 수 있습니다. 따라서 '온라인 이벤트 시 고려해야 할 시간 할당'(https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_2)에서 언급했듯이 시청자의 참여를 유도하기 위해 세션 시간을 짧게 유지하는 것이 좋습니다.

세션 시간이 짧다는 전제하에 청중에게 전달하고자 하는 내용을 주어진 시간 내에 다룰 수 있는지 고려해야 합니다. 이를 확인하는 가장 좋은 방법은 미리 일정(또는 대본)을 준비하는 것입니다. 이 아이디어는 수시로 다룰 주제 목록을 작성하는 것입니다. 일정이 있으면 세션 시간이 짧더라도 내용을 너무 얇게 만들지 않고도 세션을 적절한 속도로 진행하는 데 도움이 됩니다.

물론 주제를 선택하는 것도 중요하지만 준비하는 자료도 중요합니다. 온라인 이벤트에서 자료를 사용할 때는 일반적으로 준비해 온 자료를 화면에 표시합니다. 자료의 텍스트가 너무 작으면 청중이 화면에 쓰여진 내용을 읽을 수 없습니다. 스마트폰과 같은 작은 화면에서 본다는 생각으로 자료를 만드는 것이 중요합니다. 단어가 많은데 크기가 작으면 청중은 화면의 단어를 읽는 데 집중해야 합니다. 청중의 입장이 되어 모든 기기에서 자료를 쉽게 읽을 수 있고 콘텐츠가 적절한 속도로 전달될 수 있도록 오프라인 이벤트보다 더 세심한 주의를 기울여야 합니다.

## 3. 카메라 앞에서 발표하는 방법은 무대 위에서 발표하는 방법과 다릅니다.

발표자가 온라인 이벤트에서 강연한 경험이 얼마나 있는지 미리 확인하는 것도 중요합니다. 경험이 많지 않다면 카메라 앞에서 말하는 연습을 하는 것이 좋습니다. 무대에서 강연하는 데 익숙한 발표자라도 카메라 앞에서 말하는 데 익숙하지 않고 청중의 반응을 볼 수 없기 때문에 굴곡이 거의 없는 단조로운 프레젠테이션을 하는 경우가 많습니다. 온라인 이벤트에서는 오프라인 이벤트 무대에서 사용하는 발표 기술뿐만 아니라 온라인 청중을 의식하며 카메라 앞에서 말하는 기술도 필요합니다.

Q&A 세션을 진행하는 방법도 주의해야 합니다. 오프라인 이벤트에서는 정해진 제한 시간 내에 한 번에 한 명씩 질문을 받으면 간단하게 진행할 수 있습니다. 하지만 온라인 이벤트에서는 채팅 및 게시 기능을 통해 Q&A 세션 시간 외에도 시청자로부터 질문이 계속 쏟아집니다. 이 경우 발표자가 직접 질문을 읽고 선택하여 답변하는 것은 현실적으로 불가능합니다. "온라인 이벤트의 Q&A는 오프라인 이벤트보다 더 재미있다!"(https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_3)에서 설명한 것처럼 Q&A를 담당할 전담자를 지정하고, 원활한 이벤트 진행을 위해 미리 준비하는 것이 좋습니다.

## 4. 원격 패널 토론: 사전 준비의 중요성

패널 토론을 개최할 계획이라면 오프라인 이벤트와 마찬가지로 세심한 준비(또는 리허설)를 해야 합니다. 특히 서로 다른 장소에 여러 명의 발표자가 있고 이들을 원격으로 연결하는 경우에는 더욱 주의해야 합니다. 실제 이벤트에서 발표자가 "만나서 반갑습니다"라고 처음 인사하는 상황은 피하세요. 연사들에게 익숙한 주제라 하더라도 원격 환경에서는 각 연사의 강연 내용이 단절되기 쉽고 세션의 일관성이 떨어지기 쉽습니다. 모든 연사가 온라인 이벤트에 익숙하거나 사회자가 패널의 이야기를 서로 연결하고 세션을 흥미롭게 만드는 데 매우 능숙하다면 좋겠지만, 온라인에서 잘할 수 있는 사람을 배정하는 것은 쉽지 않습니다. 사회자와 패널이 사전에 만나 대담의 내용과 흐름에 대해 논의하고 각 주제에 맞는 리허설을 하는 것이 좋습니다.

또한, 발표자 간의 의사소통에만 주의해야 하는 것이 아니라는 점에 유의해야 합니다. 이벤트에 참여하는 사람들은 리허설을 통해 조명과 화면에 어떻게 보일지 미리 확인해야 합니다. 온라인 이벤트에 패널리스트가 3명 이상인 경우, 패널리스트가 모두 화면에 나오지 않을 수 있다는 점에 유의하세요.

## 5. 온라인 이벤트에서 흔히 발생하는 문제에는 어떤 것이 있나요?

라이브 스트리밍과 같은 온라인 이벤트에는 문제가 발생하기 마련입니다. 문제가 발생하지 않도록 준비하는 것이 가장 중요하지만 모든 것이 완벽하게 진행된다고 보장할 수 있는 방법은 없습니다. 문제가 발생할 수 있다는 것을 인정하고 유연하게 대처할 수 있도록 준비하는 것이 중요합니다. 먼저 실제로 발생할 수 있는 몇 가지 문제를 소개하겠습니다.

- 인터넷 연결이 갑자기 끊기거나 불안정함
- 자료를 표시할 때 의도하지 않은 화면이 표시됨
- 촬영 또는 방송 장비에 문제가 있음
- 화질이 예상보다 낮음
- 글꼴이 너무 작아 자료의 텍스트를 읽을 수 없음
- 오디오는 재생되지만 영상이 표시되지 않음 (또는 그 반대)

이러한 문제를 방지하려면 이벤트 시작 전에 기술 리허설 중에 비디오와 오디오의 품질을 두 번, 세 번 확인해야 합니다. 또한 무선 LAN보다는 유선 연결을 통해 인터넷에 연결할 것을 강력히 권장합니다. 주의 깊게 준비하더라도 문제가 발생할 위험이 있습니다. 장비와 시스템을 이중화(복수로)하고 문제 해결 계획을 마련하는 것도 중요합니다.

그러나 앞서 말했듯이 문제 발생 확률을 0%로 낮추는 것은 불가능합니다. 문제 발생 시 표시할 수 있는 슬라이드나 화면 메시지(예: "기술적 문제가 발생했습니다.")를 미리 준비하는 것이 좋습니다. 잠시만 기다려주세요"와 같은 메시지를 준비하세요. 그리고 문제 발생 시 운영팀에서 즉시 화면을 전환할 수 있도록 운영 절차를 미리 점검해두세요.

## 6. 온라인 이벤트에서 발생할 수 있는 고유한 문제에 대비하세요.

이제 오프라인 이벤트와 온라인 이벤트에는 상당한 차이가 있다는 것을 이해하셨기를 바랍니다. 온라인 이벤트는 오프라인 이벤트와 근본적으로 성격이 다르다는 점을 인식하는 것이 중요합니다. 온라인 이벤트를 개최할 때는 이 글에서 제기된 사항을 반드시 사전에 확인하시기 바랍니다.

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