Aunque se haya preparado a conciencia para un evento en línea, puede encontrarse con diversos problemas. Por ello, en este artículo le presentamos algunos puntos que debe comprender antes de planificar y seleccionar socios para su evento en línea.
Índice
- Diferencias fundamentales en la naturaleza de los eventos en línea y fuera de línea] (#1-)
- [Puntos a tener en cuenta y preparativos necesarios para los eventos en línea] (#2-)
- [Cómo presentar ante la cámara, que es diferente de estar en el escenario] (#3-)
- [Las mesas redondas a distancia requieren una preparación minuciosa] (#4-)
- [Problemas que pueden surgir en los eventos en línea] (#5-)
- [Comprender los problemas específicos de los eventos en línea y prepararse para ellos] (#6-)
## 1. Las diferencias fundamentales entre los eventos en línea y fuera de línea
En el caso de los eventos offline tradicionales, el ponente acudía al lugar de celebración el día y hora señalados, mantenía una reunión previa, subía al escenario cuando llegaba el momento, hacía su presentación y contestaba a las preguntas. Sin embargo, si pensamos en los eventos online de la misma manera, la probabilidad de que surjan problemas inesperados aumentará drásticamente en comparación con los eventos offline.
Por ejemplo, hay cuestiones como los problemas con el sistema de filmación y distribución, o el hecho de que no pueda ver las reacciones del público, por lo que puede resultar difícil hacerse una idea del ritmo del acto mientras habla ante la cámara. Son problemas que no se pueden evitar cuando se celebra un acto en línea. Sin embargo, si puedes anticipar algunos de los problemas de antemano, puede que no tengas que preocuparte tanto por ellos. En primer lugar, como premisa básica, debes entender que, aunque existen muchas similitudes entre los eventos offline y online, también tienen características completamente diferentes.
## 2. Puntos a tener en cuenta y preparativos exclusivos de los eventos en línea
A la hora de elegir los temas del discurso de apertura y de las sesiones de trabajo (breakout sessions), ya sean en directo o a la carta, tenga en cuenta que se trata de un acto en línea.
Con los eventos en línea, es fácil marcharse con un solo clic. Por esta razón, como se menciona en "Asignación de tiempo a tener en cuenta en los eventos en línea" (https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_2), es mejor que los tiempos de las sesiones sean breves para mantener el interés de los espectadores.
Dada la premisa de que el tiempo de la sesión será breve, debes plantearte si el contenido que quieres transmitir a la audiencia puede abarcarse en el tiempo disponible. La mejor manera de comprobarlo es preparar de antemano un programa (o guión). La idea es que tenga una lista de temas que tratará de vez en cuando. Contar con un programa te ayudará a que la sesión avance a buen ritmo, incluso si el tiempo de la sesión es corto, sin que el contenido se diluya demasiado.
La elección de los temas es importante, por supuesto, pero también lo son los materiales que prepare. Cuando utilice materiales en un acto en línea, generalmente los mostrará en la pantalla. Si el texto de los materiales es demasiado pequeño, el público no podrá leer lo que está escrito en la pantalla. Es importante crear los materiales pensando en que se verán en una pantalla pequeña, como la de un smartphone. Si hay muchas palabras y son de tamaño pequeño, el público tendrá que concentrarse en leer las palabras de la pantalla. Al ponerse en el lugar del público, hay que tener más cuidado que en un acto fuera de línea para asegurarse de que los materiales sean fáciles de leer en todos los dispositivos y de que el contenido pueda transmitirse a buen ritmo.
## 3. Cómo presentar delante de la cámara es diferente a estar en el escenario
También es importante comprobar de antemano cuánta experiencia tiene el ponente en dar charlas en eventos en línea. Si no tiene mucha experiencia, será mejor que practique hablando delante de una cámara. Incluso los ponentes que están acostumbrados a dar charlas en el escenario suelen acabar haciendo presentaciones monótonas con poca inflexión, porque no están acostumbrados a hablar ante una cámara y no pueden ver las reacciones del público. En los actos en línea, no sólo hay que saber hablar como se haría en el escenario de un acto fuera de línea, sino también saber hablar ante una cámara teniendo en cuenta al público en línea.
También hay que tener cuidado con la gestión de la sesión de preguntas y respuestas. En los eventos presenciales, es posible simplificar las cosas y limitarse a pedir a los asistentes que hagan preguntas de una en una dentro de un límite de tiempo establecido. Sin embargo, en los eventos en línea, las preguntas seguirán llegando de los espectadores incluso fuera del tiempo de la sesión de preguntas y respuestas a través del chat y las funciones de publicación. En ese caso, no es realista que el orador lea y elija él mismo las preguntas que desea responder. Como se explica en "[¡Las sesiones de preguntas y respuestas en los eventos en línea son más emocionantes que en los eventos fuera de línea!](https://www.brightcove.com/ja/resources/blog/thorough_understanding_of_virtual_events_3)", es una buena idea designar a una persona dedicada a gestionar las sesiones de preguntas y respuestas, y hacer los preparativos con antelación para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
## 4. Debates a distancia: La importancia de la preparación previa
Si tiene previsto organizar una mesa redonda, asegúrese de hacer la misma preparación minuciosa (o ensayos) que haría para un acto fuera de línea. En particular, debes tener cuidado si tienes varios ponentes en distintos lugares y los conectas a distancia. Intenta evitar que los ponentes digan "Encantado de conocerle" por primera vez en el acto. Aunque se trate de un tema con el que los ponentes estén familiarizados, en un entorno remoto es fácil que el contenido de la charla de cada ponente se desconecte, y la sesión puede perder coherencia con facilidad. Sería estupendo que todos los ponentes estuvieran acostumbrados a los eventos en línea, o que el moderador tuviera una gran habilidad para conectar las historias de los panelistas y hacer que la sesión fuera emocionante, pero no es fácil asignar a personas que sepan actuar bien en línea. Sería bueno que el moderador y los panelistas se reunieran con antelación para discutir el contenido y el flujo de la charla, y ensayar el tiempo disponible para cada tema.
Además, es importante tener en cuenta que la comunicación entre los oradores no es lo único que hay que cuidar. Los participantes en el acto deben comprobar previamente en un ensayo la iluminación y cómo se verán en pantalla. Ten en cuenta que si tienes más de tres panelistas para un evento en línea, es posible que no quepan todos en la pantalla.
## 5. ¿Cuáles son los problemas más comunes que se producen en los eventos en línea?
Los eventos en línea como las retransmisiones en directo están destinados a tener problemas. Aunque lo más importante es prepararse para evitar problemas, no hay forma de garantizar que todo vaya a salir a la perfección. Es importante estar preparado para afrontar los problemas de forma flexible, aceptando que ocurrirán. En primer lugar, presentemos algunos de los problemas que pueden surgir.
- La conexión a Internet deja de funcionar repentinamente o se vuelve inestable
- Al visualizar los materiales, aparece una pantalla no deseada
- Problemas con el equipo de filmación o emisión
- La calidad de la imagen es inferior a la esperada
- La fuente es demasiado pequeña para leer el texto de los materiales
- Se reproduce el audio pero no se visualiza el vídeo (o viceversa).
Para evitar estos problemas, antes de que empiece el evento, asegúrate de comprobar dos y tres veces la calidad del vídeo y el audio durante el ensayo técnico. También recomendamos encarecidamente conectarse a Internet mediante una conexión por cable en lugar de una LAN inalámbrica. Incluso con una preparación cuidadosa, sigue existiendo el riesgo de que surjan problemas. También es importante disponer de equipos y sistemas redundantes (múltiples), así como de un plan de solución de problemas.
Sin embargo, como hemos dicho antes, es imposible reducir al 0% la probabilidad de que se produzca un problema. Es una buena idea preparar una diapositiva o un mensaje en pantalla que pueda mostrarse en caso de problema, como "Hay un problema técnico. Espere un momento". Y, en caso de problema, asegúrate de que el equipo de operaciones puede cambiar de pantalla inmediatamente, comprobando previamente los procedimientos de operación.
## 6. Prepárese para los problemas específicos que pueden surgir en los eventos en línea
Espero que ahora entienda que existen diferencias significativas entre los eventos offline y online. Es importante reconocer que la naturaleza de los actos en línea es fundamentalmente distinta de la de los actos fuera de línea. Cuando organice un acto en línea, asegúrese de comprobar previamente los puntos planteados en este artículo.
