Los seminarios web pueden ser una poderosa herramienta de marketing por vídeo para captar nuevos clientes potenciales e interactuar con sus clientes actuales. Pero organizar su primer seminario web puede parecer un poco abrumador. Al fin y al cabo, hay que coordinar muchas piezas móviles para garantizar que el evento en directo se desarrolle sin contratiempos.
¿No sabe por dónde empezar? No se preocupe. Hemos reunido algunos consejos y trucos sobre todos los pasos necesarios para organizar con éxito un seminario web, desde la administración técnica hasta la promoción y el seguimiento.
1. DEFINIR LA LOGÍSTICA
Lo primero es lo primero: Defina el quién, qué, cuándo, dónde y por qué de su seminario web. En concreto, esto significa averiguar lo siguiente:
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El tema: ¿Qué tipo de contenido tratará su seminario web? ¿Estará relacionado con alguna de sus campañas de marketing actuales o futuras?
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Ponente(s): ¿Presentará su seminario en solitario o será el anfitrión de un debate tipo entrevista?
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La fecha: ¿Cuándo tendrá lugar el seminario web? CONSEJO PROFESIONAL: Asegúrese de que la fecha es adecuada para todas las partes implicadas y de que dispone de tiempo suficiente para realizar una promoción eficaz.
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La(s) plataforma(s): ¿Qué plataforma utilizará para recoger las inscripciones? ¿Cómo organizará el evento en directo? CONSEJO PROFESIONAL: Considere la posibilidad de vincular un formulario de registro de terceros a una página de destino que su equipo cree en su propio sitio, en lugar de utilizar la página de destino estándar que ofrecen servicios como GoToWebinar o Zoom. De este modo, podrá crear una experiencia de registro única que se adapte al estilo de su marca.
2. COORDINARSE EN EQUIPO
Una vez concretado lo anterior, ¡es hora de ponerse manos a la obra! Organice una reunión inicial con todas las partes implicadas. Esto incluye probablemente al presentador o presentadores, las partes interesadas y las personas que crearán y distribuirán todos los recursos promocionales (como redactores, diseñadores, desarrolladores y el equipo de operaciones de marketing). Durante la puesta en marcha, asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo con el tema y el calendario. A continuación, trabajen juntos para definir la mejor estrategia promocional y los mejores mensajes.
CONSEJO PROFESIONAL: Lo mejor es combinar varias promociones para asegurarse de llegar al mayor público posible. Considere la posibilidad de aprovechar las publicaciones en las redes sociales, las campañas de correo electrónico y las entradas de blog para dirigir a su página de inscripción. Si participa como ponente junto con una de sus organizaciones asociadas, también podrá atraer a su público a través de esos canales. Sólo asegúrese de coordinar y crear URL de seguimiento separadas para que pueda determinar fácilmente qué activo llevó a su público a registrarse.
3. CREA Y FINALIZA TODOS TUS MATERIALES
Una vez definida la estrategia, es hora de empezar a crear el contenido del seminario web. Para los presentadores, esto significa desarrollar diapositivas y pistas de conversación, mientras que el resto del equipo debe ponerse a trabajar en la creación de todos los activos promocionales.
CONSEJO PROFESIONAL: Asegúrese de que la presentación final coincide con el texto promocional aprobado. Al fin y al cabo, lo que quiere es asegurarse de que los participantes reciben la información que buscan cuando asisten a su seminario web.
4. LLEVARLO EN DIRECTO
¡Por fin ha llegado el día del seminario web! He aquí algunas buenas prácticas para aprovechar al máximo el tiempo con los asistentes:
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Prepara la escena: Comienza presentando el tema y a ti mismo.
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Incorpore ejemplos: No se limite a hablar a sus asistentes; incorpore ejemplos de su propia experiencia para añadir su toque único.
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Deje tiempo para preguntas: Incorpore unos 10 minutos para una sesión de preguntas y respuestas al final del seminario web. Y asegúrese de que su dirección de correo electrónico aparece en la última diapositiva para que los asistentes puedan ponerse en contacto con usted directamente.
CONSEJO PROFESIONAL: Considere la posibilidad de sondear al público antes de comenzar su presentación. Haga una pregunta que le ayude a hacerse una idea de los asistentes y de su experiencia profesional. Y luego ajusta el tema de tu charla en función del tipo de información que les resulte más valiosa.
5. SEGUIMIENTO
Una vez finalizado el seminario web, asegúrese de enviar un correo electrónico de seguimiento a los asistentes agradeciéndoles su participación. Importa todos los clientes potenciales a tu base de datos de ventas para que tu equipo de ventas pueda empezar a mantener conversaciones de seguimiento personalizadas.
CONSEJO PROFESIONAL: Añada un enlace a la grabación del seminario web en su correo electrónico de seguimiento para que los participantes puedan volver a verlo fácilmente en su tiempo libre.
Y ya está. Siguiendo los pasos anteriores, estará preparado para el éxito del seminario web, garantizando que el evento se desarrolle sin problemas y captando los mejores contactos posibles.