多くの組織と同様、FreightWavesは2020年に初の大規模な仮想イベントを開催しました。FreightWaves LIVE @HOME というこの 3 日間のバーチャル カンファレンスは、Brightcove によってストリーミング配信され、対面式イベントとは大きく異なるものでした。
対面式からバーチャル式に移行するのに8週間しかなかったにもかかわらず、イベントは大成功を収めた、 イベントは大成功を収めそしてその過程で、組織はいくつかの貴重な教訓を学んだ。
ここでは、FreightWavesの創設者兼CEOであるクレイグ・フラーが身をもって発見した、10のバーチャルイベントの注意点を紹介する。
5 DO'S
1.いくつかのコンテンツを事前に録画する機能を活用する。
「これは我々にとって重要だった。当日の放送にありがちな技術的な問題をすべて排除したかったのです。ビデオを事前に制作しておくことで、イベントの即興的な要素の一部を犠牲にしていることは承知していましたが、素晴らしいスピーカーがいること、ビデオ、オーディオ、制作のクオリティが聴衆の関心を引きつけるために最も重要なことであることを知っていたので、その点には納得していました。ライブとレコーディングの両方の要素を取り入れた講演もいくつかありました。開会宣言とスピーチを事前に録音し、その後、ライブのビデオ質疑応答に移りました。"
2.参加者を飽きさせないために、司会者の助けを借りる。
「当社にとって幸運なのは、観客を議論に引き込むことのできるプロのテレビやラジオのタレントがスタッフにいることです。私にとっては、放送イベントのハーフタイムショーのようなものです。私たちの司会者は、イベント当日にトークについての感想や見解を披露するのです。」
3.バーチャルのセッションは、直接会って行うよりも短くする。
「人は対面よりもバーチャルの方が注意力が短いので、内容を簡潔にします。私たちは多くの講演で20分以内を心がけましたが、時には30分を超えることもありました。どのビデオ・コンテンツも、1回あたり35分を超えることはありませんでした"
4.観客に休憩の機会を与える
「1回の休憩に4本から5本のコマーシャルを流す。スポンサーにとっては、自社の製品について手短に話すチャンスになる。視聴者にとっては、話題が自然に切り替わる。事実上、本末転倒だった。スーパーボウルを思い出したというコメントも複数ありました。彼らの言葉を借りれば、"試合を観に来て、コマーシャルを楽しむ "ということです」。
5.イベント後にビデオ・オン・デマンドを提供する。
「生放送中よりもオンデマンドで視聴されるコンテンツの方が多いことがわかりました。ユーザーは、見逃したコンテンツへのアクセスや、セッションの再視聴を望んでいます。また、スポンサーや講演者も、将来利用するためにウェブサイトやソーシャルメディアアカウントに掲載できるよう、[ビデオオンデマンド]を望んでいるでしょう。"
5つの注意点
1.お金を払わずに高品質を実現できると思わないこと。
「予算は3日間のイベントで50万ドル以上と見積もった。これは大金のように見えますが、200万ドル近くになることもあるコンベンションセンターでの対面イベントに比べれば、はるかに安上がりです。また、8人のフルタイムのプロダクション・リソースと、ライブ・イベントの司会やモデレーターに参加した約15人のオン・カメラ・タレントのチームがありました"
2.ヴァーチャルイベントに仕事の軽減を期待してはいけない
「ほとんどの人は、バーチャルイベントは対面イベントよりも簡単に成功すると思い込んでいる。Zoomイベントをウェビナーとして売り出すだけならその通りだが、専門性の高いバーチャル体験を求めるなら、テレビ番組のように制作する必要があり、それには労力がかかる。"
3.対面式イベントをオンラインで再現しようとしないこと
"これは当たり前のことのように思えるが、多くのイベントプランナーがそのことを強調しているのを私は知っています。実際には、この2つの体験はまったく異なるものなので、そのようにアプローチしてください。私たちは、この3日間をまるで放送ケーブルネットワークのように扱いました。視聴者が最高品質のコンテンツを、最高品質の制作クオリティで視聴者に届けられるようにしたかったのです。"
4.照明、カメラ、音響技術に手を抜かない
「コンピュータに内蔵されているカメラを、会議の録画に使うのは避けましょう。ビデオ電話会議には適していますが、HDストリーミング・イベントでは高画質は望めません。遠隔地のゲストには、購入すべきものを勧めたり、カメラ、外部ライト、マイクがセットになったキットを送ったりすることもあります」。
5.予定を逸脱しないこと
「バーチャルの参加者は、一日中、会場を行ったり来たりしているので、スケジュールが整理されておらず、熱心でないイベントには非常に不満を感じるでしょう。これは対面のイベントにも言えることですが、バーチャルのイベントではなおさらです。"
バーチャル・イベントやハイブリッド・イベントを計画中なら、ぜひお手伝いさせてください。お問い合わせは こちら.
