動画管理・配信を行う際に必要な運用設計とは？
企業が動画配信プラットフォームを導入する際、システム運用方法について設計する必要があります。本ブログでは、運用設計とはどのような概念で、なぜ重要なのか、また動画管理・配信に関する設計項目をどのように決めればよいのかについて具体的な設計項目を含めてご説明します。
目次
①運用設計とは？
②動画管理・配信を行う際に必要な運用設計
③設計項目
①運用設計とは？
運用設計とは、想定される状況や事項を考慮した上で、運用業務の枠組みを作ることを指します。具体的には、日常的・定期的または不定期に行う業務内容・業務ルール・業務プロセスに関して、担当者ごとに必要な情報をまとめることです。
運用設計を行うことは業務フローを整理し、見直す機会になり、業務全体の簡素化・効率化・最適化により、人為的なミスや単純作業の工数削減につながるというメリットがあります。また、明文化することで運用の属人化やブラックボックス化を回避できます。
②動画管理・配信を行う際に必要な運用設計
それでは、動画管理・配信を行う際に必要となる運用設計について見ていきましょう。本ブログでは、マーケティング部門が動画配信プラットフォームを管轄し、以下の項目を実現しようとしていると想定します。
- 動画ファイルを社外や社内の関係者と受け渡しする
- 自社の動画資産を管理する
- 自社のWebサイトに動画を配信する
- SNSに動画を配信する
- 動画の視聴分析を行う
別ブログ「動画配信プラットフォームを最大限活用する4つのステップ」で、社内にある動画の種類や、社内外の関係者、また動画配信に関する現状と理想のワークフローを確認することをお勧めしていますが、これらのような項目を参考にすると設計しやすいでしょう。さらに、検討後には動画管理・配信運用マニュアルを作ることをイメージしながら、誰が、いつ、どこで、どのように使うのかを詳細に設計しましょう。対象者と対応方法を明確に整理することは、動画配信プラットフォーム運用全体の簡素化・効率化・最適化を行う第一歩となります。
- 対象者
誰が動画配信プラットフォームを使用するのか？ - 対応方法
動画のアップロードやSNSへの動画配信など、何か作業をする際に、いつ、どのような手順で行うか？ - 運用マニュアル
上記の項目を運用マニュアルにまとめると、動画配信プラットフォームの運用が属人化・ブラックボックス化することを防ぎやすくなります。
③設計項目
ここからは、想定される運用設計項目の例を示します。実際には、企業ごとに体制や実施範囲が異なります。新規に動画配信プラットフォームを導入する場合だけでなく、プラットフォームを入れ替える場合もありますので、自社の状況に応じてアレンジしてください。
1.導入目的、要件定義
はじめに、動画配信プラットフォーム導入の目的を明確化し、動画配信プラットフォームの導入により実現したい内容を記します。前提について関係者の認識を合わせることで、認識のズレによる効率の悪化を回避できます。
- 動画配信プラットフォーム導入の目的
社内にある動画資産を適切に管理し、動画の共有や、自社WebサイトやSNSへの動画配信を行い、動画視聴データを分析する
続いて、要件定義を行いましょう。システム要件をリストアップします。例えば、稼働の安定性、マルチデバイス対応、情報漏洩対策、アクセス解析機能などです。
2.業務フロー、業務内容
次に、動画配信プラットフォームにより実現する業務の概要を明確にするため、具体的にどのような業務があるのかをリストアップし、それらがどのような流れで行われるのかを整理しましょう。想定される作業を網羅することで、簡素化・効率化・最適化が可能なポイントを発見できる可能性があります。
- 動画ファイルの受け渡し（共有）
- 自社の動画資産を管理、一覧化
- 自社Webサイトでの動画配信、更新
- 自社SNS（Facebook、YouTubeなど）への動画配信、更新
- 動画の視聴データ取得、分析（他ツールと連携させたデータ分析）
3.システム管理
動画配信プラットフォームそのものに関して、管理が推奨される項目は次の通りです。これらは動画そのもののように、定期的に作業を必要とする対象ではなく、どちらかといえば初期設定や不定期な変更の際にのみ作業が必要となるような項目です。
- ユーザーごとのアクセス権限
- 動画プレイヤーの種類（単独の動画を表示するプレイヤー、複数の動画を並べて表示するプレイヤーなど）
- 連携可能なシステムの設定（Adobe Analytics、Google Analyticsなどのアクセス解析ツールや、
- Marketo、Oracle EloquaなどのMAツール、WordPress、DrupalなどのCMSと連携する際に必要なプラグインなど）
障害発生時の連絡体制
4.システム運用体制
実際に動画配信プラットフォームを運用するための、チーム体制を定義しましょう。ユーザーを整理して、図表などで分かりやすくまとめるとよいでしょう。
- 動画配信プラットフォームを利用するユーザー
ー社内担当者 {各担当者の拠点（海外、国内）や部署}
- 管理者
- 運用担当者
- SNS担当者
- 分析担当者
- 商材ごとの担当者
ー社外担当者
- 動画制作会社
- 広告代理店
5.運用スケジュール
業務内容ごとにスケジュールを管理しましょう。スケジュールに沿って業務を実施することで、漏れを防ぎながら効率的に業務を行うことができます。
- 日次、月次などの作業スケジュール（視聴分析用のデータ取得、視聴分析など）
定期および不定期の業務内容（動画アップロード、SNSへの動画配信など）
6.データ管理
動画配信プラットフォームで扱うデータの中で、管理する項目を整理します。管理を推奨する項目として、以下の10項目を挙げていますが、詳細については、別記事「動画の管理をする際に押さえておくべきポイント10選」をご参照ください。
⑴ 運用体制、アクセス権限
⑵ カテゴリー
⑶ タイトル
⑷ サムネイル
⑸ 字幕
⑹ 配信範囲
⑺ 公開設定
⑻ 容量
⑼ 作成者・公開者・更新者と日時
⑽ 視聴データ
このような運用設計をできる限り早めの段階に行うことで、ワークフロー全体をよりよく簡素化・効率化・最適化することができます。ぜひ本記事を参考に動画配信プラットフォームの設計を実施し、動画活用にお役立てください。