オンラインイベントに必要な要素と相談すべきパートナー選び方

オンラインイベントを開催する上で、どのような外部パートナーに相談すれば良いでしょうか。この記事では、オンラインイベントの実施にあたり、外部パートナーに相談する前に理解しておかなければいけないことについてご紹介します。オンラインイベントを開催する目的に合わせ、場合によっては外部の協力が必要になる要素を理解していきましょう。

目次

①オンラインイベント開催に必要な要素
②収録・配信を行う際に気をつけたいポイント
③Web会議システムだけでオンラインイベントは開催可能？
④オンラインイベント開催の目的を理解し、一緒に考えることのできるパートナーに相談を

①オンラインイベント開催に必要な要素

オフラインイベントでの映像配信や、会場設営を得意とするイベント会社は数多くあるでしょう。しかしオンラインでの配信となると、現場の設営・収録のみならず、配信するWebサイトや動画配信システム、映像送出のための機材を用意・運用する必要があります。オンラインで動画を配信することだけが目的であれば、そこまでハードルは高くありません。しかし、オンラインイベントを開催するには、大きく分けて以下の準備が必要です。そして、これらの準備に対応する担当者が必要です。

   ●収録現場の設営

   ●収録・配信に必要な機材

   ●申込ページ、視聴ページなどのWebサイト

   ●申込者を管理するシステム

   ●動画配信プラットフォーム

   ●メール配信システム

最初の2項目については、イベント企画・制作会社が得意とする分野でしょう。それ以外の項目は、主にデジタル（オンライン）専門の領域になります。少し複雑なのが、Web上に動画を配信するためのシステムである動画配信プラットフォームです。収録現場で撮影した映像を、オンライン上にある動画配信サーバーに送出する必要があります。オンラインイベントにおいては、この動画配信プラットフォームが、イベントの成否を握っていると言っても過言ではありません。、パートナーに相談する際には、動画配信のリテラシーがどれだけあるかの確認は必須です。気をつけたいのは、ひとつのパートナーでこれら全てをまかなうことは難しい場合が多いということです。主催者側が上記のポイントを理解した上でパートナーをマネジメントすることが望ましいと言えるでしょう。

②収録・配信を行う際に気をつけたいポイント

動画配信を行うにあたり、カメラで撮影するのはもちろん、その映像をWebサイト、もしくはZoomやGoogle MeetのようなWeb会議システムに送出する作業が必要です。ここでのポイントは2つ。まず映像を送るという基本的な作業に加え、送出する映像を制作するための作業です。

まず1つ目のポイントである映像送出自体は、収録現場の対応や動画配信プラットフォームの操作になれた事業者であればそこまで難しい作業ではありません。ただし、利用する動画配信プラットフォームによって必要な機材や設定項目が変わるので、詳しくは各事業者に確認してみてください。

2つ目のポイントは、映像を制作する作業です。視聴者に飽きさせない工夫をするためには、カメラの映像を配信するだけでは十分ではありません。登壇者の姿を映したままプレゼン資料を表示させることや、セッションのテーマや登壇者の情報を、静止画で画面に表示させるといったテクニックや演出です。つまり、視聴者が内容を理解しやすいように工夫する必要があるのです。配信する映像に、あらかじめ用意した静止画や動画素材を挿入する場合には、機材の準備やオペレーションが煩雑になっていきますので、事前にリハーサルの上、入念にオペレーションの設計をするのが良いでしょう。

またオンラインイベントでは、プレゼンテーション資料の作り方にも注意が必要です。情報量の多い資料をオンラインイベントにそのまま転用すると、文字が小さくて読み取れないストレスを視聴者に与える場合があります。オンラインイベントならではの注意点を理解した上で、配信する画面の構成などに気を配れるパートナーを選定するのがよいでしょう。

③Web会議システムだけでオンラインイベントは開催可能？

オンラインイベントでは、視聴ページはもちろん、スポンサーの紹介ページ、視聴者とのコミュニケーションの設計や、資料のダウンロード、アンケートの獲得方法、参加者の視聴データの取得、イベントの申込み、Webサイトのデザインなど、検討すべきことが多岐に渡ります。このことを念頭に置いた上で、開催する目的を達成するために重要なポイントをまず検討し、パートナーを選定するのが良いでしょう。

また、大規模型のオンラインイベントは、オンラインイベントに特化したシステムがなければ、機能的に不十分なだけではなく、イベントのオリジナリティを打ち出すことも難しくなります。

普段の業務で利用するようなWeb会議システムでもいいのではないか...と考える方も多いかもしれませんが、大規模型のオンラインイベントには不向きです。オンラインイベントはただ映像を配信できれば良いというわけではないことをご理解ください。Web会議システムのみでオンラインイベントを実現することは、オフラインイベントで言えば、会場に会議室だけが用意されているようなものです。オンラインイベントを開催するOvation社は以下のように述べています。

「オンラインイベントで利用するシステムは、普段オフラインイベントを開催する際の展示場やホテルなどの会場と同じだと考えてください。オンラインイベントの基盤となるもので、登壇者や出席者、スポンサーが一堂に会し交流する場所です」

オンラインイベントを開催する目的から逆算して、どのような機能・デザインであれば参加者の使い勝手が良く、開催する目的に適うかを、一緒に考えることができるパートナーに相談してみましょう。

④オンラインイベント開催の目的を理解し、一緒に考えることのできるパートナーに相談を

この記事では、オンラインイベントを開催する際にどのような要素を検討し、どのような視点でパートナーを選ばなければいけないかを紹介してきました。オンラインイベントに特化して、高いクオリティで実施できるパートナーはまだ少ないかもしれません。だからこそパートナーを選ぶ時は全てお任せではなく、どのような目的で開催して、どのような要素が必要なのかをまず主催者側が理解した上で相談してみてください。

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