Tanto si promociona una conferencia que organiza su empresa como si participa en un gran acontecimiento del sector, el vídeo debe desempeñar un papel importante en su estrategia de marketing.
Aquí tienes algunos consejos y trucos para los distintos tipos de contenidos de vídeo que puedes crear antes, durante y después de un evento.
VÍDEOS PROMOCIONALES
Sus recursos promocionales previos al evento pueden ser una valiosa herramienta para atraer asistentes o conseguir inscripciones para su próximo evento. Si sigues las prácticas recomendadas que se indican a continuación, te asegurarás de que los vídeos de tu evento lleguen al público de forma eficaz y lo mantengan interesado.
DEJE QUE SU TALENTO DICTE SU ENFOQUE
Si vas a crear un vídeo en el que alguien se dirige al público hablando directamente a la cámara, la elección de la persona es muy importante. Al fin y al cabo, se trata de la persona que realmente va a vender a su público el valor de asistir a su conferencia, reunirse con su equipo en un evento del sector, etc. El candidato ideal es alguien atractivo y cómodo ante la cámara, que aporte la energía necesaria para entusiasmar a los espectadores. Dicho esto, puede (y debe) jugar con diferentes formatos en función de quién esté delante de la cámara.
CREAR VÍDEOS ESPECÍFICOS PARA CADA SEGMENTO
Es probable que su público objetivo esté compuesto por una variedad de personas de diferentes sectores, y es importante recordar que cada uno de estos segmentos desea asistir a un evento determinado por diferentes motivos. Por lo tanto, no debe utilizar los mismos recursos para las promociones de todo su público. Al desarrollar vídeos específicos para cada segmento, puede asegurarse de que su mensaje resuena, lo que ayudará a aumentar el ROI general de estos activos.
Como mejor práctica, cree una plantilla para estos vídeos dirigidos. Aunque el contenido en sí será diferente, el aspecto puede ser el mismo para todos los públicos.
¿Quiere ver un ejemplo? Vea los cuatro vídeos promocionales segmentados que creamos para nuestra conferencia PLAY más reciente. Como puedes ver cuando reproduces los vídeos uno al lado del otro, las imágenes y el mensaje estándar de PLAY son los mismos para los cuatro, pero algunos contenidos, como las sesiones y los ponentes destacados, varían según el público objetivo:
RETRANSMISIONES EN DIRECTO
La retransmisión en directo de un evento conlleva una serie de oportunidades y desafíos. Si preparas un plan adecuado antes del evento, evitarás que la retransmisión en directo salga mal.
CONOZCA A SU PÚBLICO, SU PRESUPUESTO Y SUS CAPACIDADES
Hoy en día, retransmitir en directo los discursos de apertura y clausura es un juego de niños. Para pasar al siguiente nivel, hay que pensar en quién es el público destinatario y qué tipo de contenido adicional le gustaría ver. Por ejemplo, entrevistas en directo con los ponentes. Por supuesto, también tienes que pensar en tus capacidades desde el punto de vista técnico y promocional. Hágase las siguientes preguntas:
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¿Qué tipos de contenidos tienen el presupuesto, el tiempo y los recursos necesarios para transmitir más allá de las conferencias magistrales?
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¿Qué tipo de contenidos tendrá el ancho de banda necesario para promocionarlos eficazmente (en redes sociales y otros canales)?
Prepárese para el éxito asegurándose de que su plan de streaming incorpora una estrategia que su equipo está preparado para ejecutar bien y un contenido que resonará con su audiencia.
PREVER TIEMPO PARA PRUEBAS Y ENSAYOS
Este consejo puede parecer un poco obvio, pero es importante señalarlo explícitamente. Cuando se trata de retransmisiones en directo, cuantas más pruebas y redundancias, mejor. Y este periodo de pruebas y ensayos debe incluir varias cosas:
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Reúnete con los operadores de cámara. Aprovecha este momento para establecer las expectativas sobre el tipo de imágenes que quieres que recojan. Por ejemplo, si sabes que tu orador principal va a hacer un chiste en un momento determinado de su presentación, puedes dar instrucciones a los operadores de cámara para que hagan una toma de la reacción del público en ese momento. Considera la posibilidad de crear una hoja de trucos en la que se expliciten este tipo de instrucciones.
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Ensaye la presentación in situ. Al realizar este tipo de ensayo, puedes asegurarte de que todo el equipo es consciente de lo que viene a continuación en cada fase de la presentación. Por ejemplo, si una determinada diapositiva enlaza con otro sitio o recurso (como un vídeo), puedes elaborar un plan para que la transición sea lo más fluida posible. Y no olvides incluir diapositivas a prueba de fallos para que tu equipo sepa adónde dirigirse en caso de que surjan dificultades técnicas.
GRABACIÓN DE SESIONES DE EVENTOS
¿Ha pensado alguna vez en cómo podría reutilizar el contenido de su evento en el futuro? Una forma muy valiosa es grabar algunas (o todas) las sesiones y convertirlas en activos de vídeo a la carta (VOD), que podrían alojarse en un sitio web, una página de destino o una lista de reproducción.
DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE ACTIVOS
Si decides grabar algunas de tus sesiones, debes tener en cuenta algunas cosas. Por supuesto, la gestión de activos -tanto in situ como después del evento- es un factor importante a tener en cuenta. Cuanto más organizado esté, mejor.
Primero hay que definir cuántos datos se van a generar y si se dispone de espacio suficiente para almacenarlos. Si dispone de espacio limitado, considere qué contenidos debe priorizar.
A continuación, define quién gestionará los medios in situ y quién se encargará del "volcado" de activos. Te recomiendo que cuentes con una persona dedicada al DIT para realizar esta última tarea, ya que te ayudará a agilizar y simplificar el proceso.
CREAR UN PLAN DE SEGURIDAD
A la hora de crear y producir contenidos para un evento, siempre es mejor prever el peor de los casos. Al fin y al cabo, puedes encontrarte con dificultades técnicas de todo tipo, desde un fallo de la cámara hasta que se estropee la grabadora.
Piensa en qué tipo de cosas podrías hacer manualmente más adelante si el sonido o la imagen se cortasen en una grabación concreta, y prepara un plan para disponer de todo el material necesario para hacerlo. Por ejemplo, asegúrate de que tienes acceso a todos los documentos de la presentación, de modo que siempre puedas volver a añadirlos a una grabación más adelante si algo sale mal in situ.
VÍDEOS DEL EVENTO
En el panorama mediático actual, los espectadores quieren y esperan contenidos de tipo vlog en diversos canales. Estos recursos te permiten interactuar con tu audiencia de una forma totalmente nueva, ofreciéndoles una visión de primera mano de lo que supone asistir a un evento concreto. Estos son algunos de nuestros consejos y trucos para crear una potente estrategia de vlogs.
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Identifica a los miembros del equipo que se encargarán de cada canal. Para evitar la duplicación de tareas, es importante establecer las responsabilidades de los vloggers antes de que se celebre un evento. A la hora de definir estas funciones, asegúrate de aprovechar las habilidades de tu equipo. Por ejemplo, si una persona en particular es un profesional de Instagram, permítele que se encargue de Instagram Stories durante todo el evento (y que grabe en su estilo preferido).
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Desarrolla un plan de contenidos. Para recopilar material que resulte atractivo y aumente tu ROI, debes establecer tus objetivos y determinar en qué temas te gustaría centrarte en cada videoblog. Por ejemplo, un vídeo podría ofrecer una mirada entre bastidores a la retransmisión en directo de un evento, mientras que otro podría centrarse en destacar la tecnología más novedosa de la feria.
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Cree un plan de promoción. Por supuesto, necesitas determinar cómo promocionarás cada vlog que crees, desde distribuirlos en tus canales sociales hasta incrustarlos en contenido escrito relacionado.
Mi último consejo es que siempre ruedes más de lo que crees que necesitas. Hacerlo te ayudará a conseguir la energía trepidante que buscas y te equipará con montones de recursos que podrás aprovechar en los materiales promocionales del año que viene.
Recuerda: Cuando cubras un evento, tu objetivo no debe ser sólo crear un gran contenido, sino producir vídeos del evento que transmitan la emocionante sensación de estar allí en persona.