El trabajo a distancia está más extendido que nunca. Muchos trabajadores hacen su trabajo desde casa a tiempo completo o parcial. Según una encuesta, el 62 % de los empleados trabaja a distancia al menos una parte del tiempo y el 92 % espera poder trabajar desde casa al menos un día a la semana.
Una estrategia moderna de comunicación interna tiene que estar preparada para la realidad de un entorno de trabajo híbrido. Las comunicaciones internas que podían hacerse en la oficina, en una reunión del ayuntamiento o en una sala de conferencias, ahora tienen lugar en Zoom. La incorporación de nuevos empleados no siempre puede hacerse en persona, e incluso la cultura de la empresa tiene que transformarse a una experiencia digital en muchos casos.
Además, las comunicaciones internas pueden ser difíciles de gestionar con una plantilla distribuida. Cuando se quiere asegurar que los equipos están alineados en los objetivos de la empresa, los recursos, los procesos y los grandes hitos, es importante transmitir el mensaje con eficacia. De lo contrario, la cultura de la empresa puede empezar a fragmentarse y los silos convertirse en un verdadero desafío.
El vídeo es una forma eficaz de garantizar que todos los miembros de la empresa puedan seguir sintiéndose conectados, tanto si trabajan en la oficina como si están en casa o de viaje. Pero cuando se comparte información interna sensible, también es importante que el vídeo seguro forme parte integral de cada nueva comunicación.
LA IMPORTANCIA DE ASEGURAR EL VÍDEO PARA LAS COMUNICACIONES INTERNAS
¿Le gustaría que un competidor viera su vídeo de incorporación en YouTube? ¿O su ayuntamiento de ingeniería? ¿Qué tal una sesión de estrategia de marca del equipo directivo?
La respuesta es probablemente no. Para la mayoría de las empresas colaterales, la seguridad es fácil. Puedes almacenar documentos y hojas de cálculo en una plataforma segura en la nube accesible por VPN o mantener los datos confidenciales de los clientes protegidos en un sistema de gestión de relaciones con los clientes.
Los vídeos, al ser producidos a menudo por muchos equipos diferentes, pueden acabar en canales en los que la seguridad no es tan fácil. Los equipos de comunicación interna quieren asegurarse de que todos los vídeos relevantes sean accesibles, pero no demasiado. Tanto interna como externamente, el acceso es importante, ya se trate de una nueva dirección de la empresa o simplemente de un vídeo de formación, el vídeo seguro debe ser la base de su estrategia de vídeo de comunicación interna.
A continuación le indicamos cómo asegurarse de que puede desarrollar vídeos atractivos que sean accesibles y seguros para toda su plantilla:
1. GUARDAR LOS VÍDEOS EN UNA PLATAFORMA SEGURA
Los sitios web de streaming o redes sociales protegidos por contraseña pueden ser a menudo el lugar al que acudir para una estrategia de vídeo de comunicación interna. Pero si los empleados abandonan la empresa, se conectan a un ordenador público o tienen credenciales para vídeos confidenciales, se podría acceder a comunicaciones internas confidenciales fuera de la organización.
Encontrar una plataforma de vídeo para comunicaciones internas con seguridad incorporada puede mantener el acceso de los empleados racionalizado, haciendo que los vídeos sean más accesibles y más seguros.
2. CREAR NIVELES DE PERMISOS DE USUARIO PARA EL ACCESO A VÍDEO
Asegúrese de tener el control para establecer los derechos de acceso correctos de los espectadores en función de la categoría del vídeo.
Las categorías más comunes para los vídeos de comunicación interna pueden ser:
- Ayuntamientos
- Sesiones de formación
- Talleres
- Experiencia de los empleados
- Cultura
- Nueva contratación
- Anuncios específicos de los departamentos
- Estrategia de liderazgo
- Tutoría
- Responsabilidad empresarial
- Legal
Cuando conozca los niveles de acceso para cada categoría de vídeo, podrá utilizar una plataforma de vídeo para asignar acceso administrativo a los responsables de comunicación interna y configurar el acceso basado en funciones para otros usuarios.
3. HABILITAR EL INICIO DE SESIÓN ÚNICO (SSO) PARA LAS COMUNICACIONES POR VÍDEO
La compatibilidad con el inicio de sesión único (SSO) puede garantizar que los empleados puedan acceder a una plataforma de terceros con el mismo correo electrónico y contraseña que ya utilizan en la empresa. Esto ayuda a verificar la identidad de los espectadores de vídeo y les permite iniciar sesión sin problemas e interactuar con el contenido de vídeo.
Para obtener la máxima seguridad, su solución de vídeo debe asignar la identidad a la dirección de correo electrónico completa, incluido el dominio del usuario (es decir, [email protected]), en lugar de conceder acceso en función del dominio de correo electrónico (es decir, @empresa.com). Si tu empresa ofrece diferentes alias de correo electrónico para un mismo usuario, también puedes incluirlos fácilmente en los parámetros.
Con SSO, los empleados tienen una experiencia de vídeo más fluida y segura.
4. CONECTE SU INTRANET CON UNA SOLUCIÓN ÚNICA PARA CONTENIDOS DE VÍDEO
En la era del trabajo a distancia, las comunicaciones internas suelen acabar en la intranet de la empresa. Si los equipos ya están acostumbrados a consultar la intranet para enterarse de las últimas actualizaciones, su portal de vídeo debería estar accesible y visible allí.
La clave para un vídeo seguro es asegurarse de que existe una solución única para almacenar el contenido multimedia interno que garantice que sólo los espectadores adecuados acceden al contenido adecuado. Con una integración mediante SSO, los empleados pueden acceder fácilmente a un portal de vídeo desde la intranet y descubrir allí los últimos vídeos de comunicación interna.
La integración mediante SSO permite a la empresa controlar las funciones y los permisos de los espectadores mediante TI. Si la solución de vídeo tiene acceso a la API, los usuarios administradores pueden mantener completamente seguros los permisos de usuario, el contenido de vídeo, el acceso seguro y la verificación de identidad. Del mismo modo, los equipos de comunicación interna pueden disponer de la gestión de derechos de datos (DRM) que necesitan para asegurarse de que todo el contenido de vídeo es visto por los equipos adecuados.
COMPRENDER LA METODOLOGÍA PARA PROTEGER EL VÍDEO
El vídeo es una de las formas más importantes de conectar con los equipos hoy en día. También es una de las formas más comunes de contenido para ser controlado por muchos equipos diferentes y distribuido a través de muchos canales diferentes.
El primer paso para una mejor estrategia de vídeo seguro para los equipos de comunicación interna es sencillo: encontrar una solución de vídeo que pueda centralizar todo su contenido y ser tan personalizable como su empresa necesite.
Si crea una única fuente de información para todos los vídeos de comunicación interna, facilitará a los empleados el descubrimiento de lo que necesitan y cómo verlo. La incorporación, los anuncios, las asambleas públicas, las actualizaciones ejecutivas y otros vídeos importantes encajan fácilmente en el proceso diario de un empleado.